HHIVE / Sistema de reuniõesVer reuniões ↓
Rotina de gestão dos clientes

Ritmo certo.
Cliente certo.
Decisão certa.

A cadência parte da classificação da carteira. Receita, complexidade, risco e momento comercial definem quanto de atenção cada conta recebe.

08fóruns
definidos05dias em
ritmo01fonte
oficial
01 / Classificação da carteira

Atenção proporcional
ao momento da conta.

Um cliente pode mudar de categoria conforme a fase da operação. A classificação é uma decisão dinâmica, não um rótulo permanente.

ALimite inicial · Até 6

Cliente A

Alta receita, inauguração, pré-venda, expansão, complexidade ou risco relevante.

Estratégico
Mensal
Tático
Semanal
Operacional
Diário
BLimite inicial · 6 a 8

Cliente B

Operação recorrente, saudável e com campanhas periódicas.

Estratégico
Bimestral
Tático
Quinzenal
Operacional
Por exceção
CLimite inicial · Demais

Cliente C

Operação estável, baixa complexidade e rotina previsível.

Estratégico
Trimestral
Tático
Mensal
Operacional
Por exceção
!Limite inicial · Temporário

Cliente Vermelho

Insatisfação, atraso grave, crise, risco de churn ou falha comercial.

Estratégico
Imediata
Tático
Semanal
Operacional
War room
02 / Calendário semanal

Uma semana com
função definida.

A sexta-feira permanece protegida de reuniões longas: conclusão, aprovação e preparação da próxima semana têm prioridade.

01

Segunda

ABERTURA
Abertura Operacional30 min
Escalonamentos15 min
Tática · Bloco A90 min
02

Terça

CONTROLE
Pulso Operacional15 min
03

Quarta

PLANEJAMENTO
Pulso Operacional15 min
Tática · Bloco B90 min
04

Quinta

DIREÇÃO
Pulso Operacional15 min
Revisão Estratégica90 min
05

Sexta

FECHAMENTO
Pulso Operacional15 min
Fechamento Gerencial30 min
03 / Funcionamento específico

Cada fórum tem
um contrato claro.

Selecione uma reunião para consultar participantes, roteiro, limites e resultado obrigatório.

04 / Matriz de participação

Quem entra —
e quando.

Convidados entram por bloco. Recebem antes o cliente, horário aproximado, tema e decisão esperada.

ReuniãoMatheusGiancarloSalvadorEnzoJuliaSócratesLuanLucas
AberturaExceçãoInicial / exceçãoExceçãoObrigatórioObrigatórioObrigatórioObrigatórioObrigatório
PulsoNãoExceçãoNãoObrigatórioObrigatórioObrigatórioObrigatórioParcial
EscalonamentoTemaObrigatórioTemaObrigatórioTemaTemaTemaTema
Tática ATemaObrigatórioPrioritáriosObrigatórioObrigatórioPautaPautaObrigatório
Tática BExceçãoInicial / exceçãoPautaObrigatórioObrigatórioPautaPautaObrigatório
EstratégicaObrigatórioHostObrigatórioObrigatórioObrigatórioConvidadoConvidadoObrigatório
FechamentoExceçãoHostTemaObrigatórioObrigatórioNãoNãoObrigatório
War roomExceçãoObrigatórioTemaHostTemaTemaTemaTema
05 / Governança

O host protege
a qualidade da decisão.

A pauta informa; a reunião decide. O sistema registra. O responsável executa.

PROTOCOLO COMUM

Toda reunião possui três etapas.

01

Antes

  • Definir clientes e publicar a pauta.
  • Informar qual decisão precisa ser tomada.
  • Convocar somente as pessoas necessárias.
  • Confirmar que o sistema está atualizado.
  • Reunir dados, feedbacks e pendências.
  • Indicar previamente os assuntos críticos.
02

Durante

  • Começar no horário e apresentar o objetivo.
  • Controlar o tempo.
  • Separar informação, análise, decisão e bloqueio.
  • Impedir discussões fora do nível da reunião.
  • Definir responsável e prazo.
  • Registrar as decisões enquanto acontecem.
03

Depois

  • Atualizar o sistema e distribuir as decisões.
  • Confirmar responsáveis e registrar prazos.
  • Abrir as tarefas necessárias.
  • Comunicar o cliente quando aplicável.
  • Acompanhar o cumprimento.
FORMATO OBRIGATÓRIO

Decisão sem registro
não vira execução.

O Monday é a fonte oficial. Mensagens e conversas não substituem tarefa, responsável, prazo, briefing, decisão ou aprovação.

Participa quem informaParticipa quem executaParticipa quem decideParticipa quem será afetado
ClienteQual conta foi afetada?
DecisãoO que foi definido?
MotivoQual evidência sustentou a decisão?
AçãoO que precisa ser feito?
ResponsávelQuem responde pela execução?
PrazoQuando precisa estar concluído?
ValidaçãoQuem confirma a conclusão correta?
IndicadorComo o resultado será observado?
HOST OPERACIONAL E TÁTICO

Enzo

  • Publicar pauta e selecionar clientes
  • Garantir dados e controlar o tempo
  • Interromper assuntos fora do nível
  • Registrar, atualizar e cobrar responsáveis
  • Escalar o que excede sua autoridade
HOST ESTRATÉGICO E GERENCIAL

Giancarlo

  • Orientar a discussão para resultado
  • Separar sintoma de causa e decidir prioridades
  • Avaliar capacidade, viabilidade e risco
  • Exigir responsável e critério de sucesso
  • Acompanhar críticos sem absorver a execução
01

Pauta

Operacional antes do expediente · Tática 24h · Estratégica 48h · Fechamento até sexta, 12h.

02

Atualização

Tarefas devem estar atualizadas no sistema antes da reunião.

03

Decisão

Toda decisão contém ação, responsável, prazo e critério de conclusão.

04

Tempo excedido

Decidir com o disponível, nomear aprofundamento ou criar fórum menor.

05

Ausência

A atualização chega antes. A ausência não paralisa o fórum.

06

Implantação

Por oito semanas, Giancarlo acompanha mais de perto para calibrar autoridade e disciplina.

ESTRUTURA DESEJADA APÓS 8 SEMANAS
OperacionalEnzo
TáticoEnzo + Julia + Lucas
EstratégicoGiancarlo + Matheus + Salvador
EscalonamentoGiancarlo
EXPECTATIVAS DIÁRIAS

O que cada papel protege.

Cada pessoa chega à reunião com informação e sai com um tipo específico de entrega.

01
MatheusCEO

Alinhar decisões ao crescimento, posicionamento empresarial e relação executiva.

ROTINA ESPERADA
  • Acompanhar contas estratégicas
  • Participar de decisões comerciais
  • Manter clientes-chave
  • Avaliar expansão
  • Decidir concessões e contratos
  • Apoiar crises
ENTREGÁVEIS
  • Decisões comerciais
  • Direcionamento executivo
  • Reuniões com contas-chave
  • Oportunidades de expansão
  • Proteção institucional
NÃO DEVE ABSORVER
  • Cobrança de tarefa
  • Revisão diária
  • Priorização operacional
  • Aprovação rotineira de peças
02
GiancarloCOO

Garantir que a estratégia seja executável, previsível e sustentável.

ROTINA ESPERADA
  • Verificar críticos
  • Acompanhar escalonamentos
  • Decidir capacidade
  • Monitorar prazos
  • Avaliar riscos
  • Orientar Enzo
  • Proteger escopo
  • Integrar áreas
ENTREGÁVEIS
  • Decisões operacionais
  • Prioridades
  • Planos de recuperação
  • Critérios de escalonamento
  • Análise de risco
  • Responsáveis
NÃO DEVE ABSORVER
  • Atualizar tarefas
  • Cobrança individual rotineira
  • Organizar arquivos
  • Revisar toda entrega
  • Atendimento operacional
03
SalvadorCCO

Garantir qualidade, coerência, diferenciação e direção criativa.

ROTINA ESPERADA
  • Revisar campanhas prioritárias
  • Orientar conceitos
  • Definir critérios visuais
  • Desenvolver produção
  • Acompanhar premium
  • Atuar em reposicionamentos
ENTREGÁVEIS
  • Direção criativa
  • Conceito
  • Critérios de qualidade
  • Referências
  • Feedback estruturado
  • Aprovação crítica
NÃO DEVE ABSORVER
  • Aprovar toda peça
  • Refazer o trabalho da equipe
  • Participar de todos os pulsos
  • Receber demanda sem Enzo
04
EnzoGestor de Projetos

Ser o dono da previsibilidade da operação dos clientes.

ROTINA ESPERADA
  • Revisar prazos e atrasos
  • Confirmar prioridades
  • Preparar o pulso
  • Cobrar materiais e aprovações
  • Resolver dependências
  • Controlar escopo
  • Atualizar riscos
  • Escalar problemas
ENTREGÁVEIS
  • Monday atualizado
  • Pauta e cronograma
  • Status e decisões
  • Dependências cobradas
  • Riscos antecipados
  • Clientes organizados
NÃO DEVE ABSORVER
  • Apresentar problema sem recomendação
05
JuliaSocial Media

Transformar objetivos em estratégia editorial e comunicação executável.

ROTINA ESPERADA
  • Revisar campanhas
  • Confirmar copies
  • Produzir textos
  • Montar briefings
  • Organizar calendários
  • Analisar resultados
  • Acompanhar aprovações
ENTREGÁVEIS
  • Cronogramas
  • Copies
  • Briefings
  • Estratégia editorial
  • Campanhas
  • Análises
  • Aprendizados
NÃO DEVE ABSORVER
  • Enviar demandas incompletas para design e vídeo
06
SócratesDesigner

Produzir soluções visuais consistentes, corretas e conforme a prioridade.

ROTINA ESPERADA
  • Revisar fila
  • Confirmar prioridade
  • Avaliar dependências
  • Produzir em blocos
  • Submeter revisão
  • Organizar arquivos
  • Antecipar riscos
ENTREGÁVEIS
  • Peças
  • Editáveis
  • Versões finais
  • Organização
  • Aderência ao briefing
  • Consistência visual
NÃO DEVE ABSORVER
  • Iniciar produção com briefing incompleto
07
LuanEditor de vídeo

Produzir vídeos com qualidade narrativa, técnica e aderência ao prazo.

ROTINA ESPERADA
  • Revisar backlog
  • Verificar materiais
  • Identificar bloqueios
  • Editar
  • Organizar versões
  • Solicitar materiais
  • Submeter revisão
  • Exportar e salvar projetos
ENTREGÁVEIS
  • Vídeos finalizados
  • Arquivos organizados
  • Versões identificadas
  • Prazos
  • Alertas técnicos
  • Aderência ao roteiro
NÃO DEVE ABSORVER
  • Deixar de comunicar material ausente imediatamente
08
LucasComercial dos clientes

Transformar informações comerciais em inteligência para marketing e operação.

ROTINA ESPERADA
  • Verificar leads e grupos VIP
  • Acompanhar ofertas
  • Consolidar objeções
  • Acompanhar conversão
  • Validar informações
  • Registrar oportunidades
  • Justificar urgências
ENTREGÁVEIS
  • Relatório comercial
  • Conversão
  • Objeções
  • Qualidade dos leads
  • Status VIP
  • Ofertas atualizadas
  • Oportunidades
NÃO DEVE ABSORVER
  • Confundir urgência comercial real com solicitação informal
AVALIAÇÃO MENSAL

Reuniões também
precisam performar.

Pontualidade

Começou e terminou no horário

90% no tempo
Decisão

Assuntos encerrados com definição

100% com dono e prazo
Execução

Ações concluídas no prazo

85%
Reincidência

Problemas que voltaram sem resolução

Menos de 10%
Preparação

Participantes chegaram com dados atualizados

95% das pautas prévias